Операциялық тиімділік деген не? Анықтамасы, мысалдары және жақсарту стратегиялары
- Операциялық тиімділік деген не?
- Операциялық тиімділіктің негізгі тіректері
- Операциялық тиімділікті арттырудың 4 жолы
- Операциялық тиімділіктің іс жүзіндегі мысалы
- Операциялық тиімділікке жиі кедергі келтіретін факторлар
- Операциялық тиімділіктің бизнеске әсері
- Операциялық тиімділіктен орындау шеберлігіне
Тұрақты нәтижеге жететін компанияларға ортақ бір қабілет бар: олар ресурстарды, процестерді және орындауды дәл басқарады. Сондықтан операциялық тиімділіктің жоғары нәтижелі ұйымдардың айқындаушы қабілеттерінің біріне айналуы түсінікті.
Операциялық тиімділік — ресурстарды ұтымды пайдаланып, ысырап пен кедергілерді барынша азайту арқылы ең жоғары құндылық жасау қабілеті. Ол жоғары болғанда командалар жұмысты анық түсініп орындайды, басымдықтар үйлесімді болып, ресурстар ең маңызды нәтижелерге бағытталады.
Операциялық тиімділігін жүйелі арттыратын ұйымдар нәтижелілік пен төзімділік жағынан көбіне ұқсас компаниялардан озады. Басшылар басымдықтарды үйлестіріп, ресурстарды саналы басқарып, орындау тәртібін сақтағанда операциялық тиімділік бір реттік жақсарту бастамасы емес, күнделікті жұмыстың бір бөлігіне айналады.
Бұл мақалада мынаны қарастырамыз:
- Операциялық тиімділік деген не және ұйымдар оны іс жүзінде қалай анықтайды
- Лидерлік, орындау тәртібі және операцияларды жобалау арқылы операциялық тиімділікті қалай арттыруға болады
- Ұйымдардағы операциялық тиімділік мысалдары
- Орындау мен нәтижелерге жауапты басшылардан операциялық тиімділік нені талап етеді
Негізгі түйіндер:
- Операциялық тиімділік ресурстардың барынша аз ысыраппен құнды нәтижеге қаншалықты ұтымды айналатынын көрсетеді.
- Тұрақты операциялық тиімділік басшылықтың үйлесімділігін, орындау тәртібін және нәтижеліліктің өлшенетін стандарттарын талап етеді.
- Операциялық тиімділікті жұмыс жүйесіне орнықтыратын ұйымдар жоғары нәтижелілік пен төзімділік арқылы маңызды бәсекелік артықшылыққа ие болады.
Операциялық тиімділік деген не?
Адамдармен қарым-қатынасты ресурс үнемдеу тұрғысынан ойлауға болмайды. Адамдармен нәтижелілікке, ал заттармен ресурстарды ұтымды пайдалануға ұмтылу керек.
Операциялық тиімділік деңгейі ұйымның уақытты, күшті және қаражатты босқа жұмсауды барынша азайтып, ресурстарын құнды нәтижеге қаншалықты ұтымды айналдыратынын сипаттайды. Ол командалардың, процестердің және басымдықтардың оңтайлы нәтижеге жету үшін қаншалықты үйлесімді жұмыс істейтінін де көрсетеді.
Іс жүзінде операциялық тиімділік тек шығынды қысқартудан кеңірек. Ұйымдар ресурстарды сапа мен жылдамдықты сақтайтындай, стратегиялық басымдықтарды қолдайтындай және құндылықтарына сай басқара білуі керек. Тиімділік жоғары болғанда командалар талаптарды түсінеді, процестер бірізді жүреді, ал жұмыс кідіріс пен ақауы азырақ жағдайда ілгерілейді.
Операциялық тиімділік қағидаларын көптеген сала мен жұмыс моделіне қолдануға болады. Мысалы, өндірістік ұйымдар өндіріс ағынын оңтайландырып, ақауларды азайта алады. Денсаулық сақтау жүйелері пациентке көмекті үйлестіруді жақсартып, әкімшілік кідірістерді қысқарта алады. Ал қаржы қызметтерін ұсынатын компаниялар келісу рәсімдерін жеңілдетіп, қызмет көрсетуді жеделдету және операциялық тәуекелді төмендету арқылы тиімділігін арттыра алады.
Салаға қарамастан мақсат біреу: ресурстарды шеберірек пайдаланып, көбірек құндылық жасау.
Бүкіл ұйымдағы операциялық тиімділікті қолдайтын берілгендік пен бірлескен әрекетке жігерлендіру үшін «Команданы серпінді нәтижелерге жұмылдырыңыз» нұсқаулығын жүктеп алыңыз.
Операциялық тиімділіктің негізгі тіректері
Операциялық тиімділігін арттыратын ұйымдар әдетте үш негізгі тірекке назар аударады: адамдардың қабілеті, процестерді жобалау және технология.
Адамдар және олардың қабілеті
ЖИ дәуірінде де қызметкерлер операциялық тиімділіктің ең маңызды қозғаушы күштерінің бірі болып қала береді. Білікті әрі жұмысқа белсенді қатысатын командалар тиімсіз тұстарды анықтауға, операциялық қиындықтарды шешуге және нәтижелілік стандарттарын сақтауға жақсырақ дайын.
Басшылар талаптарды айқындап, қызметкерлерге өз жұмысының ауқымды басымдықтарға қосатын үлесін түсіндіргенде операциялық тиімділік артады. Ұйымдағы мықты коммуникация жұмысты тиімдірек үйлестіріп, операциялық кідіріске әкелуі мүмкін түсінбеушілікті азайтуға көмектеседі.
Қызметкерлерді дамытуға салынған инвестиция да операциялық тиімділікті нығайтады. Қызметкерлерге арналған коучингке елеулі күш жұмсап, басқарушылық міндеті жоқ мамандарға адами дағдыларын дамытуға мүмкіндік беретін ұйымдар команданың қабілеті мен нәтижеге жауапкершілігін күшейтеді.
Процестерді жобалау және стандарттау
Айқын әрі жақсы жобаланған процестер — операциялық тиімділіктің тағы бір маңызды тірегі. Стандартталған жұмыс ағындары ауытқуды азайтып, талаптарды айқындайды және әртүрлі функциядағы командаларға жұмысты біріздірек орындауға көмектеседі.
Құндылық жасау ағынын картаға түсіру сияқты әдістер ілгерілеуді баяулататын немесе командалар арасында жұмысты артық тапсыруға әкелетін тар орындарды көрсетеді. Ал өкілеттік беру мен басымдықтарды белгілеу сияқты лидерлік әрекеттер процестерді жеңілдетіп, басшылар мен командалардың уақытын ең маңызды іске жұмсауына көмектеседі. Жақсартулар жеке бөлім шеңберінде қалып қоймауы үшін мұндай мәселелерді шешу көбіне командалар арасындағы ынтымақтастық дағдыларын нығайтуды талап етеді.
Ұйымдар құндылық қоспайтын әрекеттерді жойып, назарын маңызды нәтиже беретін жұмысқа бағыттау арқылы операциялық тиімділікті арттырады. Алайда процестерді жобалау ғана оны тұрақты ұстап тұрмайды. Командалар істі жүйелі түрде соңына дейін жеткізуі керек.
«4 орындау тәртібі»® сияқты айқын жүйелерді қолдану ең маңызды нәтижелерді анықтау, өлшенетін ілгерілеуді бақылау және нәтижеге жауапкершілікті нығайту арқылы басымдықтарды күнделікті орындауға айналдыруға көмектеседі.
Технология және автоматтандыру
Технология операциялық басымдықтарға сәйкес келіп, тиімді басшылықпен қолдау тапса, операциялық тиімділікті едәуір арттыра алады.
Автоматтандыру қайталанатын процестердегі қол еңбегі мен қателерді азайтады, ал болжамды техникалық қызмет көрсету құралдары жабдықтың істен шығуын алдын ала анықтап, қымбат тоқтап қалуды барынша қысқартуға көмектесуі мүмкін. Аналитикалық платформалар нәтижелілік үрдістері мен операциялық олқылықтарды көрсетіп, басшыларға мәселені асқынбай тұрып шешуге мүмкіндік береді.
Технологияға инвестиция мықты басқару тәжірибелерімен және тиімді ЖИ енгізумен ұштасқанда операциялық тиімділікті күшейтеді. Адамдар, процестер мен технология үйлессе, операциялық тиімділік уақытша жақсарту бастамасы емес, ұйымның тұрақты қабілетіне айналады.
Операциялық тиімділікті арттырудың 4 жолы
Енді негізгі сұрақ: операциялық тиімділікті қалай арттыруға болады? Көптеген ұйым процестерді қайта жобалаудан немесе жаңа құрал енгізуден бастайды. Бірақ елеулі жақсартулар әдетте анағұрлым іргелі негіздерден, мысалы тәртіпті орындау жүйесін құру мен тиімді лидерлікті үлгі етуден туындайды. Басымдықтар айқын, ілгерілеу көрінетін болып, басшылар нәтижеге жауапкершілікті нығайтқанда операциялық тиімділік артады.
Осы төрт лидерлік тәжірибе ұйымдарға операциялық тиімділікті арттырып, жақсартуларды уақыт өте сақтауға көмектеседі.
1. Операциялық тиімділікті стратегиялық мақсаттармен байланыстырыңыз
Ең маңыздыға назар аудару басшының көбірек істеуге деген табиғи ұмтылысына қарсы жүруді талап етеді: команда көбірек нәтижеге жетуі үшін аз нәрсеге шоғырлану керек.
Командалар бір мезгілде тым көп процесті оңтайландыруға тырысқанда операцияларды жақсарту күш-жігерінің әсері жиі азаяды. Айқын стратегиялық басымдықтар болмаса, тиімділік бастамалары назарды шашыратып, жалпы нәтижелілікке аз ықпал ететін жекелеген жақсартуларға әкелуі мүмкін.
Тиімді басшылар назар аясын тарылтады. Олар ең маңызды аз ғана нәтижені анықтап, операцияларды жақсарту күш-жігерін сол басымдықтарға үйлестіреді. Ең маңызды басымдықтарды анықтау ресурстарды операциялық тиімділік ең үлкен әсер беретін жерге шоғырландыруға көмектеседі.
Күтілетін нәтижені анық түсіну командалардағы шешім қабылдауды да нығайтады. Басшылар 2-дағды: Түпкі мақсатты елестетіп бастаңыз® қағидасына мән бергенде, операциялық жұмыстың басымдықтарын белгілеу жеңілдеп, жақсарту әрекеттері ұзақ мерзімді мақсаттарға сай қалады.
2. Көрнекі нәтижелер тақтасын жасаңыз
Есептерде қалып қоятын көрсеткіштер күнделікті мінез-құлыққа сирек әсер етеді. Ал көрнекі нәтижелілік көрсеткіштері ілгерілеу туралы ортақ түсінік қалыптастырады. Командалар өз жұмысының нәтиже беріп жатқанын анық көргенде операциялық тиімділік артады.
Мықты лидерлер негізгі көрсеткіштерді бақылауға және түсінуге жеңіл етеді. Командалар операциялық нәтижеліліктің жақсарғанын, бір деңгейде қалғанын немесе күтілгеннен төмендегенін тез көруі керек. Қызықты нәтижелер тақтасын жүргізу ең маңызды нәтижелерге назарды сақтауға көмектеседі.
Нәтижелілік көрінсе, жауапкершілік табиғи түрде нығаяды. Командалар әрекеттерін жылдамырақ түзетеді, ал операциялық тиімділік алыстағы басқару мақсаты емес, күнделікті әңгіменің бір бөлігіне айналады.
3. Нәтижелерге жауапкершілікті қалыптастырыңыз
Жауапкершілік — нәтижеге жеткізетін қозғаушы күш. Алайда ең күшті ықпал команданың бір-бірінің алдындағы жауапкершілігінен — міндеттемені орындап, әріптестерін жерге қаратпауға деген ниетінен — туатынын аз басшы түсінеді.
Тиімділікті арттыру бастамаларының көбі қарқынды басталады, бірақ назар жаңа басымдықтарға ауғанда екпінін жоғалтады. Істі жүйелі соңына жеткізу болмаса, жақсы ойластырылған жақсартулардың өзі екінші орынға ығысады.
Тұрақты операциялық тиімділік жауапты адамның анық болуын, міндеттемелердің тұрақты қаралуын және жұмыс орнындағы жауапкершілікті қалыптастыруды талап етеді. Жүйелі кездесулер орнатқан басшылар командаларға ілгерілеуді бірге бағалауға, кедергілерді шешуге, жетістіктерді атап өтуге және басымдықтарды бекітуге мүмкіндік береді.
Есеп беру ырғағын қалыптастыратын ұйымдар орындауға тұрақты назар аударады. Осындай құрылымды әңгімелер операциялық тиімділікті жақсартуды тез ұмытылатын мақсат емес, белсенді басымдық ретінде сақтауға көмектеседі.
4. Лидерлік қабілетті нығайтыңыз
Түптеп келгенде операциялық тиімділік бүкіл ұйымдағы басшылықтың сапасын көрсетеді. Басшылар басымдықтардың қалай жеткізілетінін, қиындықтардың қалай шешілетінін және командамен күнделікті қарым-қатынаста талаптардың қаншалықты жүйелі бекітілетінін қалыптастырады.
Басшылар тиімді лидерлік мінез-құлық үлгілерін қолдануға беріліп, табысқа кедергілерді жойып, өлшенетін нәтижелерге назарын сақтаса, командалар шоғырланған әрі жүйелі жұмыс істейді. Уақыт өте осы әрекеттер бірнеше функцияда операциялық тиімділіктің артуына жағдай жасайды.
Ұйымдар барлық деңгейде лидерлік қабілетті кеңейтуден де ұтады. Бірінші деңгейден бастап жоғары басшылыққа дейін ұйымыңыздағы басшыларды дамыту арқылы командаларды үйлестіріп, жауапкершілікті нығайтасыз және операциялық нәтижелілікті бүкіл ұйым көлемінде сақтайсыз.
Операциялық тиімділікті қалай сақтауға болатынын білу үшін «Стратегиялық мақсаттарыңызды орындап, серпінді нәтижелерге жетіңіз» нұсқаулығын жүктеп алыңыз.
Операциялық тиімділіктің іс жүзіндегі мысалы
Жақсы басқарылатын компанияларда да операциялық кедергілер болуы мүмкін. Төменде басымдықтарды, нәтижелілік көрсеткіштерін және жауапкершілікті үйлестіру арқылы операциялық тиімділігін арттырған ұйым мысалы берілген.
Кейс: Okland Construction
Okland Construction орындаудың сенімділігіне әсер ететін бірнеше операциялық мәселені анықтады. Аралық кезеңдер бірізді аяқталмады, төлем циклдері күтілгеннен баяу болды, ал апталық міндеттемелер командаларға жеткілікті көрінбеді. Бұл олқылықтар мердігер серіктестермен қарым-қатынасқа қысым түсіріп, ұйымның болжамды операциялық нәтижелілікті сақтау қабілетін төмендетті.
Мәселелерді шешу үшін басшылық жұмысты құрылымдап, операциялық басымдықтарға назар аударуға арналған «4 орындау тәртібі» (4DX®) жүйесін қолданды. Ол басшыларға операциялық мақсаттарды нәтижеліліктің өлшенетін қозғаушы факторларымен байланыстырып, нәтижені бақылаудың жүйелі ырғағын орнатуға көмектесті. Тәртіпті орындау жүйесі операциялық әрекеттерді ұйым үшін ең маңызды нәтижелермен үйлестірді.
Нәтижелер тәртіпті орындаудың бүкіл ұйымдағы операциялық тиімділікті қалай нығайта алатынын көрсетті:
- Net Promoter Score көрсеткіші бастапқы мақсаттан асып, шамамен 24%-ға жақсарды
- Аралық кезеңдерді орындау 90%-ға дейін өсті
- Төлем циклі 63 күннен 50 күнге қысқарды
- Апталық кесте мақсаттарына жету 65%-ға дейін өсті
Бұл жақсартулар басымдықтар мен командалық жауапкершіліктің жақсырақ үйлесуінен туындады. Қысқарған кері байланыс циклдері мен ілгерілеуді көрнекі бақылау басшыларға мәселелерді тез анықтап, нәтижеге тұрақты назар аударуға мүмкіндік берді.
Командалар талаптар мен жауапкершілікті анығырақ түсінген сайын ұйымның операциялық тиімділігі артты. Құрылымды орындау тәжірибелері компанияның нәтижелілігі мен сенімділігін қалай нығайтқанын толығырақ білу үшін Okland Construction кейсін оқыңыз.
Операциялық тиімділікке жиі кедергі келтіретін факторлар
Көптеген ұйым операциялық тиімділікке шын ниетімен ұмтылады, бірақ ілгерілеуді баяулататын кедергілерге тап болады. Олар сирек бір ғана мәселе түрінде көрінеді. Көбіне айқын емес басымдықтардан немесе үйлеспеген жүйелерден туып, біртіндеп операциялық қиындықтар жасайды.
Бұл қиындықтарды тану басшыларға операциялық тиімділікті жақсартуға бөгет болатын түпкі себептерді шешіп, табысқа кедергілерді жоюға көмектеседі.
Үйлестірудің жеткіліксіздігі және оқшау шешім қабылдау
Операциялық тиімділік командалар арасындағы үйлестіруге байланысты. Бөлімдер бір-бірінен тәуелсіз жұмыс істесе немесе бәсекелес басымдықтарды ұстанса, жұмыстың қайталануы мен кідірістер жиі туындайды.
Оқшау шешім қабылдау бүкіл ұйымның операциялық тиімділігін сақтауды қиындатады. Команда өз процесін оңтайландырып, байқамай ұйымның басқа жерінде тиімсіздік туғызуы мүмкін. Мысалы, бір бөлімдегі жұмысты жеделдететін өзгеріс басқа бөлімде кідіріске немесе қайта істеуге әкелуі мүмкін.
Функциялар арасындағы үйлесімділікті нығайту мұндай қайшылықтарды азайтуға көмектеседі. Ынтымақтастыққа негізделген лидерлікті дамытатын басшылар командалардың ақпарат алмасуына, шешімдерді үйлестіруіне және операциялық қиындықтарды бірге шешуіне жағдай жасайды.
Өзгерістерге қарсылық
Операциялық тиімділікті арттыру көбіне жаңа процестер, талаптар немесе технологиялар енгізеді. Айқын коммуникация болмаса, қызметкерлер бұл өзгерістерді нәтижелілікті жақсарту емес, ең алдымен шығынды қысқарту шарасы ретінде қабылдауы мүмкін.
Осындай түсінік қалыптасса, қарсылық пен қорқыныш тиімділік бастамаларын баяулатып, әлсіретуі мүмкін. Қызметкерлер жаңа тәжірибелерді қабылдауға тартынуы немесе операциялық өзгерістердің мақсатына күмәндануы ықтимал.
Басшылар операциялық тиімділіктің ұйым табысын қалай қолдап, жұмысты қалай жақсартатынын анық түсіндіру арқылы осы кедергіні еңсеруге көмектеседі. Өзгерістердің болжамды үлгісін түсінгенде олар командаларын оның кезеңдерінен тиімдірек өткізіп, өзгерісті өсу мүмкіндігі ретінде қабылдауға ықпал етеді. Сонымен қатар ұйымдық өзгерістердегі лидерлікке назар аудару командаларға жаңа тәжірибелердің мақсатын түсінуге көмектесіп, жақсартуға қатысуын ынталандырады.
Технологияға шамадан тыс сүйену
Технология операциялық тиімділікті арттыруда жиі маңызды рөл атқарады, бірақ операциялық қиындықтарды өздігінен сирек шешеді.
Кейде ұйымдар жаңа платформаға немесе автоматтандыру құралдарына инвестиция салып, технология тиімсіздікті жояды деп күтеді. Іс жүзінде ол жақсы жобаланған процестер мен қабілеті жоғары командалардың қолдауымен ғана операциялық тиімділікті арттыра алады.
Тек технологияға назар аударатын басшылар тиімділікті сақтайтын операциялық тәртіп пен адамдардың мінез-құлқын елемей қалуы мүмкін. Процестерді жобалау, басшылардың жауапкершілігі және қызметкерлердің қабілеті операциялық тиімділіктің негізгі құрамдастары болып қала береді. Адамдардың күшті жақтарын ұйымның маңызды активі деп тану технологияға инвестицияның тиімді басшылық пен жұмыс тәжірибесін алмастырмай, қолдауына мүмкіндік береді.
Басшылар жекелеген нәтижелі тұстарды қалай болжамды нәтижелер мен бүкіл ұйымның тиімділігіне айналдыра алатынын білу үшін «Ұйым нәтижесіне ықпал етіңіз: орташа деңгейдегі қызметкерлерге жоғары нәтижеге жетуге көмектесіңіз» нұсқаулығын жүктеп алыңыз.
Операциялық тиімділіктің бизнеске әсері
Ұйым операциялық тиімділікті арттырғанда пайдасы күнделікті жұмыс тәжірибесінен әлдеқайда кең болады. Жоғары операциялық тиімділік жалпы қаржылық нәтижені нығайтып, ұйымның бейімделуін жақсартады және қызметкерлердің маңызды жұмысқа шоғырлануына жағдай жасайды.
Бұл нәтижелер бір-бірін күшейтіп, операциялық тиімділіктің ұйым қызметінің бірнеше қырына ықпал етуіне мүмкіндік береді.
Қаржылық нәтижелер
Операциялық тиімділік қаржылық нәтижелерге тікелей әсер етеді. Ұйым қажетсіз жұмысты қысқартып, процестердің бірізділігін жақсартып, ресурстарды тиімдірек бөлгенде операциялық шығындар төмендеп, өнімділік артады.
Жоғары операциялық тиімділік маржаны жақсартып, шығын құрылымын болжамдырақ етіп, ақша ағынын нығайтуы мүмкін. Уақыт өте осы қаржылық жақсартулар ресурстарды инновацияға, өсуге және қабілетті дамытуға қайта инвестициялауға мүмкіндік береді.
Стратегиялық икемділік
Операциялық тиімділігі жоғары ұйымдар өзгерістерге жылдамырақ бейімделеді. Процестер айқын, орындау тәртіпті болса, басшылар негізгі жұмысты бұзбай ресурстарды қайта бағыттап немесе басымдықтарды өзгерте алады.
Операциялық тиімділік күрделілікті азайтып, командалар арасындағы үйлестіруді жақсарту арқылы бейімделуді қолдайды. Ұйымның стратегиялық икемділігіне басымдық беретін басшылар нарық жағдайы өзгергенде операциялық жүйелердің жауап беру қабілетін сақтайды.
Қызметкерлердің жұмысқа белсенді қатысуы
Операциялық тиімділік қызметкерлердің тәжірибесіне де ықпал етеді. Талаптар айқын, процестер бірқалыпты болса, адамдар операциялық кедергілерден өтуге аз уақыт, ал мағыналы жұмыс жасауға және онымен байланыс орнатуға көбірек уақыт жұмсайды.
Жұмысқа белсенді қатысу уақыт өте операциялық тиімділікті қолдайды: жұмысына берілген қызметкерлер жақсарту ұсынуға, тиімсіздікті анықтауға, процестер мен инновацияны нығайтатын идея қосуға және ұйымда ұзақ қалуға көбірек бейім.
Қызметкерлердің жұмысқа белсенді қатысуын қолдайтын ұйымдар жауапкершілік, үздіксіз жақсарту және операциялық тиімділік бірге дамитын мәдениетті нығайтады.
Операциялық тиімділіктен орындау шеберлігіне
Операциялық тиімділік — «бір рет жасап, бітіретін» бастама емес. Оны қалыптастырып, уақыт өте сақтау қажет. Бұл айқын басымдықтарды, көрнекі нәтижелілік көрсеткіштерін және нәтижеге тұрақты жауапкершілікті талап етеді.
Операциялық тиімділігін арттыратын ұйымдар стратегияны күнделікті орындаумен байланыстыратын жүйелер құрады. Командалар ең маңыздыны түсініп, ілгерілеуді тұрақты бақыласа, операциялық жақсартуларды сақтау жеңілдейді.
Орындаудың стратегиялық жүйесі назарды, көрнекілікті және жауапкершілікті нығайту арқылы басшыларға басымдықтарды өлшенетін нәтижелерге айналдыруға көмектеседі. Операциялық тиімділікті орындау тәртібі ретінде қарастыратын басшылар жоғары нәтижелілікке, жақсырақ үйлесімділікке және ұйымның тұрақты нәтижелеріне жағдай жасайды.
