Ұйымдық коммуникацияның негізгі стратегиялары
Цифрлық байланысқа толы әлемде коммуникация шамадан тыс көп сияқты көрінуі мүмкін. Бірақ көптеген команда үнемі «байланыста» жүрсе де, ұйым ішіндегі ашықтық пен тиімді қарым-қатынастың жетіспеуі көбіне түсінбеушілікке, көңіл қалуға және басқа да жағымсыз нәтижелерге әкелетінін байқайды.
Күнделікті міндеттерді талқыласақ та, ірі өзгерістерден өтсек те, қарым-қатынас жасау тәсіліміз байланыстарымызға, мінез-құлқымызға және тиімділігімізге тікелей әсер етеді. Қазіргі күрделі әрі үздіксіз өзгеретін ортада табысты болғысы келетін көшбасшылар үшін сапалы ұйымдық коммуникацияның маңызын түсініп, оны жақсартудың дұрыс стратегияларын қолдану қажет.
Ұйымдық коммуникация деген не?
Ұйымдық коммуникация — ұйым ішіндегі және ұйым мен сыртқы мүдделі тараптар арасындағы ақпарат алмасу. Ол иерархия деңгейлері мен түрлі бөлімдер арасында хабар жеткізуді қамтып, ортақ мақсаттарға келісілген түрде назар аударуды қамтамасыз етеді. Қарапайым тілмен айтсақ, бұл — қызметкерлердің өзара және ұйым өкілдерінің жеткізушілермен, клиенттермен, жұртшылықпен қалай қарым-қатынас жасайтыны.
Ұйымдық коммуникацияның негізгі түрлері
Бұл ұғым көптеген әрекетті қамтиды, сондықтан командаларға оны игеру күрделі көрінуі мүмкін. Ұйымдық коммуникацияға жататын кең таралған мысалдардың бірқатары:
- Жаңа қызметкерлерді бейімдеу және оқыту сабақтары.
- Бүкіл компанияға және жеке командаларға арналған кездесулер.
- Ішкі қызметтік жазбалар және қызметкер анықтамалығындағы ережелер.
- Конференциялардағы таныстырылымдар және көпшілік алдында сөйлеу.
- Маркетингтік электрондық хаттар, ақпараттық таратылымдар және баспа түріндегі пошта материалдары.
- Жобалар мен міндеттерді басқару.
- Жұмыс нәтижесін бағалау және өзге кері байланыс.
- Баспасөз хабарламалары және өзге жария мәлімдемелер.
Бұл әрекеттерді ұйымдық коммуникацияның жекелеген түрлеріне бөлуге болады.
- Ішкі және сыртқы: хабардың таралу шегі мен көзделген адресатын сипаттайды, мысалы, ішкі хабарлама немесе жария мәлімдеме.
- Ресми және бейресми: айырма тек сөйлеу мәнерінде емес; хабардың ресми арнамен әлде еркін әңгіме арқылы жеткізілетінін білдіреді.
- Бағыты бойынша: ұйым құрылымында ақпараттың бір тараптан екіншісіне қалай өтетінін анықтайды.
- Төменнен жоғары: қызметкерлер ұйым құрылымында өзінен жоғары деңгейде тұрған адамдармен қарым-қатынас жасайды.
- Жоғарыдан төмен: қызметкерлер ұйым құрылымында өзінен төмен деңгейде тұрған адамдармен қарым-қатынас жасайды.
- Көлденең: ұйым иерархиясының бір деңгейіндегі қызметкерлер арасындағы қарым-қатынас.
- Жазбаша және ауызша: хабардың ауызша сөзбен әлде жазылған мәтінмен жеткізілетінін көрсетеді.
Ұйымдық коммуникация неліктен маңызды?
Мұндай коммуникацияның жұмыста күнделікті кездесетініне күмән аз. Алайда оның ұйым тиімділігі үшін неліктен соншалық маңызды екені әрдайым айқын бола бермейді.
Тиімді ұйымдық коммуникация ынтымақтастық мәдениетін қалыптастыру, қызметкерлердің жұмысқа берілгендігін арттыру және жалпы нәтижелілік үшін қажет. Ол ұйым мәдениетін қалыптастырып, қызметкерлердің көңіл күйіне әсер етеді және тиімді шешім қабылдауға көмектеседі. Ұйымның құндылықтары мен мақсаттарына сай айқын әрі дәйекті қарым-қатынас сенімді нығайтып, үдерістерді жеңілдетеді және түсінбеушілікті азайтады.
Ал нашар коммуникация түсінбеушілікке, өнімділіктің төмендеуіне және үйлесімсіздікке әкеліп, ұйым табысына әсер етуі мүмкін. Forbes басылымының «Жұмыс орнындағы коммуникацияның жай-күйі — 2024» есебі үшін сауалнамаға қатысқан қызметкерлердің жартысына жуығы тиімсіз қарым-қатынас өнімділігі мен жұмысқа қанағаттануына теріс әсер еткенін айтқан. 40%-дан астамы нашар коммуникация салдарынан басшыларына да, командасына да сенімі азайғанын мәлімдеген. Сенімнің, жұмысқа берілгендіктің және өнімділіктің төмендеуі елеулі салдарға әкелетіні түсінікті: жақында жүргізілген Expert Market сауалнамасы нашар жұмыс коммуникациясын жылдық жалақысы $60,000 болатын орташа қызметкерге шаққанда жылына $12,000-нан асатын шығынмен байланыстырған. 100-ден көп қызметкері бар ұйымдарда түсінбеушіліктен туатын жылдық шығынның орташа бағасы $420,000-ға жеткен.
Қазіргі басшылардың қарым-қатынас тәсілдерін жетілдіруге салмақты себептері бар. Ұйымдық коммуникацияның барлық қажетті талапқа сай болуын қалай қамтамасыз етуге болады?
Тиімді ұйымдық коммуникацияның негізгі құрамдастары
Ұйымдық коммуникацияның маңызын және ықтимал әсерін түсіну — тек бастамасы. Басшылар тиімді қарым-қатынастың ең маңызды тұстарын танып, қажет өзгерістерді енгізуі керек. Бұл мәдениетке оң әсерді күшейтіп, командаларға мақсаттарына жетуге көмектеседі.
Ішкі де, сыртқы да коммуникация ұйым беделі мен жұмыстың бірқалыпты жүруі үшін маңызды: ол ұйымға біртұтас хабар жеткізіп, барлық тиісті тараппен тиімді әрекеттесуге мүмкіндік береді. Басшылар ақпараттың қалай жеткізілетінін — әр жағдайға қарай ма, әлде ресми бекітілген тәртіппен бе — анықтап, бұл шешімдердің ұйым бойынша бірізді болуын қамтамасыз етуі керек.
Цифрлық дәуірде Slack, Microsoft Teams және Zoom қарым-қатынастың ажырамас құралдарына айналды: олар нақты уақытта бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік беріп, қашықтағы командаларды байланыстырады. Әлеуметтік желілер мен корпоративтік интранеттер де ақпарат таратып, қызметкерлермен және сыртқы аудиториямен байланыс орнатудың маңызды арналары. Бөлімдер арасындағы коммуникацияны біріктіру де қажет: бұл оқшау жұмыс істеуден туатын қайталанған күш-жігер, қарама-қайшы хабарлар және үйлесімсіздіктен сақтайды. Бөлімдер арасындағы байланысты нақты арналармен немесе тәсілдермен қолдау барлық команданың ортақ мақсаттарға келісіп жұмыс істеуіне көмектесіп, жалпы тиімділікті арттырады. Мысалы, қызметкер анықтамалығы немесе кері байланыс беру мен алу стандарттары адамдарға әуел бастан дұрыс қарым-қатынас жасау үшін қажет білімнің елеулі бөлігін бере алады.
Алайда тиімді ұйымдық коммуникация бағдарламалар мен ішкі рәсімдерден кеңірек. Олар тек негіз қалайды; түсіністік пен тиімділікке жету үшін командаларға сарапшылардың қолдауы да қажет. Техникалық оқыту платформалардың қыр-сырын меңгеруге көмектеседі. Ал бірлескен жұмыс, ынтымақтастық, белсенді тыңдау және өзге тұлғааралық дағдыларға арналған терең коучинг не курстар әріптестердің бейресми қарым-қатынасы үшін әсіресе пайдалы. Толығырақ: «Жеке тиімділікті арттыру: коммуникация стратегиялары».
Дегенмен қарым-қатынас үлгісін басшылық көрсетуі керек. Компания бойынша мәдениет пен көшбасшылықты дамытудың ортақ стандарты бүкіл ішкі және сыртқы коммуникацияға оң әсер ете алады. «Сенім жылдамдығындағы көшбасшылық®» сияқты курстар басшыларға сенім білдіруге, оны қалпына келтіріп, нығайтуға көмектеседі — бұл тиімді қарым-қатынастың маңызды негізі. Ал «Команданы басқарудың аса маңызды 6 практикасы™» команда мүшелерімен 1:1 кездесулерін өткізу, мақсаттар мен нәтижелерді айқындау, кері байланыс мәдениетін дамыту және өзгерістер кезінде адамдарға бағыт беру арқылы ішкі және сыртқы коммуникацияны жақсартудың негізі бола алады.
Технологиялық коммуникация шешімдерін, белгіленген байланыс тәртібін және басшылар мен команда мүшелерін практикалық оқытуды ұштастырған ұйымдар жан-жақты тиімді қарым-қатынасқа негіз қалайды. Бұл команда мүшелерінің қайда орналасқанына немесе болашақта не болатынына тәуелді емес.
Көшбасшылықты дамыту саласындағы ең сенімді компания
Ұйымыңыз ортақ іс-қимылды ұйымдастырып, маңызды өзгерістерге қол жеткізу үшін біздің мамандарымызды, материалдарымызды және технологияларымызды қалай пайдалана алатынын біліңіз.
Ұйымдық коммуникацияны жақсарту стратегиялары
Коммуникацияны жақсарту қажеттігін түсіну бір бөлек, оны іске асыру бір бөлек. Ең алдымен қай тұстарға назар аудару керек?
Алдымен ұйымдар мақсатты стратегияларды қабылдап, ашық әрі айқын орта құруға берілуі керек. Табысты командаларға тыңдаудың және анық, сындарлы кері байланыс берудің маңызын түсінетін жанашыр көшбасшылар қажет. Мұндай басшылар командамен байланыс орнатып, оның алаңдаушылығын түсінуге және адамдарды ортақ мақсаттарға ынталандыруға жақсырақ дайын болады. Коммуникация, эмоциялық интеллект және жанжалды шешуге бағытталған көшбасшылық бағдарламалары бұл қасиеттерді барлық деңгейде дамытуға көмектеседі. Толығырақ: «Көшбасшының негізгі 4 рөлі®»
Оқыту және дамыту бағдарламаларын енгізу — ұйымдағы коммуникацияны жақсартудың тағы бір тиімді стратегиясы. Практикумдар, оқу сабақтары және онлайн курстар белсенді тыңдау, сенімді әрі құрметпен сөйлесу, бейвербалды белгілерді түсіну сияқты тәсілдерді үйрете алады. Үздіксіз оқу қарым-қатынас дағдыларын жетілдіріп, ынтымақтастық пен өнімділікті арттырады. «Жоғары тиімді адамдардың 7 дағдысы®» жеке және тұлғааралық дағдыларды дамытуға бағытталған; өзара тиімді әрі ынтымақты қатынастарға, әртүрлі көзқарастарды қабылдауға және жаңашыл шешімдерге ерекше мән береді.
Нақты коммуникация ережелері екіұштылықты азайтып, барлығына қолайлы тәсілдер мен арналарды түсінуге көмектеседі. Онда ақпаратты қалай, қашан және қайда бөлісу, жауап беру мерзімі мен кездесу әдебіне қатысты күтулер көрсетілуі керек. Айқын тәртіп бірізді қарым-қатынас тәжірибесін қалыптастырып, түсінбеушілік ықтималдығын азайтады.
Цифрлық дәуірде технологияны жоғары нәтижеге жету үшін пайдалану да маңызды. Заманауи құралдар мен платформалар коммуникацияны жеңілдетіп, нақты уақытта бірлесіп жұмыс істеуге және ақпаратты қажет адамдардың барлығына қолжетімді етуге мүмкіндік береді. Мысалы, Trello мен Asana ілгерілеуді бақылап, міндеттер туралы тиімдірек сөйлесуге көмектеседі, ал Zoom виртуалды кездесулерді ыңғайлы өткізеді. Қарым-қатынас дағдыларының дамуын және байланысты курстардың өтуін FranklinCovey компаниясының Impact Platform платформасында да қадағалауға болады. Бұл инновациялық шешім басшылар мен команда мүшелеріне мінез-құлықты терең әрі тұрақты өзгертуге қажетті оқу мүмкіндіктерін, ал ұйымдарға икемді дағдыларды дамыту бастамаларын кеңінен енгізуге арналған автоматтандыру құралдарын береді.
Кейстер және клиенттер тәжірибесі
Нақты мысалдар ұйымдық коммуникацияның тиімді стратегияларын түсінуге көмектеседі. Мысалы, PepsiCo Foods айқын коммуникация стратегиясының дүниежүзіндегі қызметкерлерді біріктірудегі күшін және жанашыр басшыларды дамытудың әсерін көрсетті. Нақты байланыс арналарын енгізіп, цифрлық құралдарды пайдалану PepsiCo-ға хабарларының бірізділігін сақтап, қызметкерлерінің ортақтық сезімін нығайтуға көмектесті. Сонымен қатар PepsiCo Foods North America CORE Leadership атты функцияаралық бағдарлама құрды. Ол PFNA-ның ішкі материалдарын FranklinCovey All Access Pass® контентімен біріктіріп, байланыс орнату, айқындау және коучинг арқылы дамудың әр кезеңінде жанашыр көшбасшыларды қалыптастыруға бағытталды. Практикум қатысушылары оқудан кейін көзделген дағдыларының 10–13%-ға артқанын хабарлады. Ал қатысушылардың 83–90%-ы бұл практикумдарды әріптестеріне ұсынатынын айтты.
Персонал іріктеумен айналысатын Vibe Group цифрлық арналарға басымдық беріп, бөлімдер арасындағы ынтымақтастықты жақсартты. Компания күтілген қарқынды өсуіне сай көшбасшылық пен мәдениетті дамытуға арналған оқыту бағдарламасын енгізгісі келді. Оған әр елдегі кеңселерге ортақ тіл қалыптастырып, басшыларды кәсіби жолының әр кезеңінде оқытатын бағдарлама қажет болды. Біріктірілген коммуникация платформалары мен FranklinCovey All Access Pass® арқылы бейімделген оқу тәжірибесі Vibe Group-тың сату, маркетинг және операциялық командалары арасындағы ақпарат алмасуды жақсартты. Бұл үйлесімділікті, нәтижелілікті және жеке әрі кәсіби дамуды күшейтті.
Jefferson Community & Technical College колледжінде жанжалды шешуге назар аудару ұйымдық коммуникацияны жақсартуда маңызды рөл атқарды. Колледж оқыту бағдарламаларын, соның ішінде «Орындаудың 4 тәртібі®» бағдарламасын енгізді. Бұл әр деңгейдегі, әртүрлі көзқарастағы қызметкерлерге ортақ мақсаттар әзірлеп, жанжалдан сындарлы өтуге қажет дағдыларды игеруге мүмкіндік берді. Нәтижесінде бір мақсатқа — студенттердің табысқа жетуіне көмектесуге — бағытталған үйлесімді әрі ынтымақты жұмыс ортасы қалыптасты. Іске иелік ету мәдениеті мен ортақ мақсат колледжге жоспарларын орындап қана қоймай, одан асып түсуге және өзара ұтыс қағидасын шынайы көрсететін, жетістіктерді қуана атап өтетін бай мәдениет құруға мүмкіндік берді.
Marriott компаниясының жаһандық коммуникация стратегиясы да тиімді ұйымдық қарым-қатынастың мысалы. Цифрлық құралдар мен платформалардың кешенін, соның ішінде «Орындаудың 4 тәртібін» пайдалану Marriott-қа дүниежүзіндегі командаларын байланыстырып, компания құндылықтары мен мақсаттарына сай жұмыс істеуін қамтамасыз етуге көмектеседі. Бұл тәсіл Marriott-тың айрықша клиенттік сервисі мен операциялық шеберлігі үшін қалыптасқан беделін сақтауда маңызды болды. Бастапқы өсу мақсаттары түсімді және қонақтардың қанағаттануын арттыру сияқты дәстүрлі көрсеткіштерге қатысты еді. Бірақ енгізілген оқыту қызметкерлердің жұмысқа берілгендігін, тұлғааралық дағдыларын және мәдениетті де дамытып, көшбасшылық пен даму бастамаларының қуатты тізбекті әсерін көрсетті.
Ұйымдағы жанжалды басқару туралы
Бәріміз басшыларымызбен, тікелей бағыныштыларымызбен және әріптестерімізбен жақсы қарым-қатынас сақтағымыз келеді. Бірақ жанжал — өмірдің табиғи бөлігі, әсіресе жұмыста. Келіспеушілік болса да, коммуникация мен өнімділікті сақтау үшін тиімді басқару қажет. Түсінбеушілік, әртүрлі құндылықтар және мінез қайшылығы команданың өзара әрекетіне кедергі келтіруі мүмкін. Жанжалды сындарлы шешу үшін ұйым ашық диалогты, белсенді тыңдауды және құрмет мәдениетін дамытуы керек. «Жоғары тиімді адамдардың 7 дағдысы»® бағдарламасындағы 4, 5 және 6-дағдылар — «Өзара ұтысты ойлаңыз»®, «Алдымен түсінуге, содан кейін түсінікті болуға ұмтылыңыз»® және «Синергияға қол жеткізіңіз»® — әртүрлі көзқарасты қабылдап, сол алуантүрлілікті бірлескен жаңашыл шешімдерге айналдыруға арналған.
Психологиялық қауіпсіздік мәдениеті жанжалдың ушығуына жол бермей, мәселелерді сындарлы шешуге де көмектеседі. Нақты нұсқауларды, жанжалды шешу бойынша оқытуды және қолдаушы мәдениетті қамтитын стратегия коммуникацияны жақсартып, команданың бірлігін, сенімін және жұмыс орнындағы үйлесімділігін нығайтады. Мысалы, «Күрделі әңгімелер: шиеленістен ілгерілеуге™» бағдарламасы басшыларға туындаған жанжалдарды тиімді шешу үшін сүйенуге болатын берік тәсілдер негізін береді.
Ұйымдық коммуникациядағы жаңа үрдістер
Тиімді ұйымдық коммуникацияның көптеген қағидасы уақытқа тәуелді емес. Дегенмен бизнес сақталып қалу үшін өзгерісті қабылдауы керек. Қашықтан және аралас жұмыс түрлерінің таралуы ұйымдық коммуникацияны үнемі өзгертеді. Жаңа жағдайда тиімді виртуалды қарым-қатынас қажет: бейнеконференциялар мен ынтымақтастықтың жаңа нормалары қашықтағы және кеңседегі қызметкерлерді байланыстыруы тиіс. Қабілетті адамдарды тартып, ұстап қалу үшін ұйымдар дәстүрлі әдістерін қайта қарап, технологияға сүйенген икемді тәсілдерге көшуі керек.
Тағы бір маңызды үрдіс — коммуникацияның қолжетімді әрі әртүрлі көзқарасты көрсететін болуын қамтамасыз ету үшін алуантүрлілікке, тең мүмкіндіктерге және инклюзивтілікке көбірек мән беру. Қазіргі жұмыс іздеушілер бұл құндылықтарды жоғары бағалайды. Бірақ инклюзивті мәдениет тек мықты мамандарды тарту үшін ғана қажет емес. Әртүрлі қызметкерлер әрқилы тәжірибе, көзқарас және қабілет әкеліп, ұйымдарға ауқымдырақ мақсаттарға жетуге мүмкіндік береді. Шынайы инклюзивтілік үшін басшылар бейсаналы біржақтылықтарын қайта қарап, жанашырлық танытып, әр адамның үлесін қолдау арқылы тиесілік мәдениетін құруы керек.
Жаңа үрдістер туралы айтқанда жасанды интеллектіні айналып өту мүмкін емес. ЖИ мен машиналық оқыту қарым-қатынас тәсілдерін қазірдің өзінде өзгертіп жатыр: олар талдамалық түсінік береді, міндеттерді автоматтандырады және қол жұмысын азайта отырып, өзара әрекетті жекелендіреді. Дегенмен ЖИ-ге әуес әлемде шынайы адами қарым-қатынасты сақтау немесе жақсарту оңай емес. Бұл технологиялар ұйымдық коммуникацияның болашағына барған сайын көбірек әсер етіп, тиімділікті арттырады және қызметкерлермен, мүдделі тараптармен байланысты нығайтады. Сонымен бірге ұйымдар технологияны барынша пайдалы қолдану және жұмыс коммуникациясының нәзік тұстарын шебер басқару үшін басшылар мен команда мүшелерінің тұлғааралық дағдыларына көбірек көңіл бөлуі керек.
Толығырақ: басшыларыңызға идеяларын анық жеткізіп, командаларымен тиімді жұмыс істеуге көмектесіңіз
Тиімді ұйымдық коммуникация ынтымақты әрі жоғары нәтижелі жұмыс ортасын құру үшін қажет. Негізгі құрамдастарға назар аударып, стратегиялық жақсартулар енгізіп, жаңа үрдістерді ескеру арқылы ұйымдар қарым-қатынасты едәуір жақсартып, жақсы нәтижеге жете алады. Сапалы коммуникация өнімділіктен бөлек сенімді, жұмысқа берілгендікті және ортақ мақсат сезімін нығайтады. Ұйымыңыздың коммуникация мүмкіндіктерін одан әрі дамыту үшін FranklinCovey басшыларға идеяларын анық жеткізіп, командаларымен тиімді жұмыс істеуге көмектесетін бейімделген бағдарламалар мен сарапшылық қолдау ұсынады. Табысыңызға қалай қолдау көрсете алатынымызды білу үшін бізбен байланысыңыз.
