Саналы көшбасшылыққа арналған 8 коммуникация стратегиясы

Мазмұны

• 1. Ойыңызды анық жеткізіңіз
• 2. Алдын ала дайындалыңыз
• 3. Вербалды емес белгілерге назар аударыңыз
• 4. Тиісті үнді сақтаңыз
• 5. Белсенді тыңдаңыз
• 6. Тұлғааралық қарым-қатынас дағдыларын дамытыңыз
• 7. Аудиторияңызды анықтаңыз
• 8. Коммуникация кедергілерін алдын ала ескеріңіз
• Көшбасшылығыңыз бен коммуникацияңызды жетілдіріңіз

Тиімді коммуникация стратегиялары адамдарды ортақ мақсатпен жігерлендіріп, тұрақты өзгерістерге жетуді көздейтін көшбасшылар үшін аса маңызды. Айқын сөйлеуді, дайындықты, белсенді тыңдауды және сөзсіз ықпал етуді саналы түрде қолдану арқылы көшбасшылар жеке тиімділігін де, ұйым нәтижелілігін де арттыра алады. 

Тиімді коммуникация — саналы көшбасшылықтың негізі. Көшбасшылар сөзін, үнін және жеткізу тәсілін мұқият таңдап, айқын мақсатпен сөйлеп, әрекет еткенде, ойдың анықтығы орындауға көмектесетін, командалардың құндылықтары үйлесетін және сенім нәтижені еселейтін орта қалыптастырады. Ниетке сай әрі түсінікті коммуникация міндеттемелер үшін жауапкершілікті күшейтіп, нәтижелі командаларға қажетті бірлікті нығайтады. 

Көп нәрсе белгісіз болып көрінгенде, анық коммуникация командаларды ортақ келешек көрінісіне біріктіруге, әр адамға жұмысының мәнін айқын сезіндіруге және мақсатқа жетуге көмектеседі. Төменде жеке мамандарға да, көшбасшыларға да қарым-қатынас дағдыларын жетілдіруге көмектесетін сегіз стратегия берілген. Ойыңызды анығырақ жеткізуді, жақсырақ тыңдауды немесе аудиторияңызды тереңірек түсінуді қаласаңыз, осы коммуникация стратегиялары мақсатты көшбасшылық танытып, ұзақ мерзімді ықпал етуге көмектеседі.  

 

1. Ойыңызды анық жеткізіңіз 

Айқындық — жасырын суперқабілет.

— Кристи Филлипс, Ph.D., «Өзгерістер: белгісіздікті мүмкіндікке қалай айналдыруға болады» кітабының тең авторы және FranklinCovey компаниясының оқыту мен дамыту жөніндегі директоры

Неліктен анық коммуникация қажет 
Анық коммуникация — кез келген командада не ұйымда сенім мен орындаудың негізі. Көшбасшылар ойын екіұшты емес жеткізсе, адамдарға болжам жасаудың қажеті болмайды және басымдықтар туралы ортақ түсінік қалыптасады. Ал бұлыңғыр не тым күрделі коммуникация түсінбеушілікке, үйлесімсіздікке, ақырында жұмысқа берілудің төмендеуіне әкеліп, ілгерілеу мен көңіл күйге нұқсан келтіреді. Тиімді көшбасшылар айқындық кездейсоқ пайда болмайтынын біледі. Әр хабарлама тәртіп пен саналы ниетті талап етеді. 

Ойды анық жеткізу жолдары: 

• Ең маңыздысын алға қойыңыз. Сөйлемес не жазбас бұрын аудитория міндетті түрде нені түсінуі немесе не істеуі керегін анықтаңыз. Содан бастаңыз. Маңызды істерді бірінші орындауды үйренсеңіз, ең маңызды нәрселер маңызы төмен істерге тәуелді болмайды. 

• Тілді жеңілдетіңіз. Қызметі, бөлімі және техникалық білімі әртүрлі адамдарға түсінікті қарапайым сөздерді қолданыңыз. Дерексіз ұғымдарды нақты мысалдармен алмастырыңыз.  

• Дәлдікке кедергі келтіретін күрделіліктен аулақ болыңыз. Ұзақ түсіндірмелер, қабаттасқан ескертпелер немесе тым көп дерек негізгі ойды көмескі етуі мүмкін. Жүйелі қайталанатын қарапайым ой кәсіби жаргонға көмілген күрделі хабарламаға қарағанда кеңірек таралып, есте ұзақ сақталады. 

Ықшамдықтың күшін пайдаланыңыз 
Ақпаратқа толы әлемде ықшам коммуникация көзге түседі. Қысқа хабарламаны оқу, есте сақтау және соған сай әрекет ету ықтималдығы жоғары. Бірақ қысқалық күрделі мәселені шамадан тыс жеңілдету емес: ол толық мағынаны азырақ әрі түсініктірек сөзбен жеткізу. 

Мысалы… 

• Мына сөздердің орнына: «Ағымдағы операциялық параметрлерді ескере отырып, жақын мерзімде елеулі стратегиялық шешімдер қабылдау қажеттілігі туындайды деп болжап отырмыз». 

• Былай айтыңыз: «Қазіргі жұмысты ескеріп, жақында негізгі стратегиялық шешімдерді қабылдауымыз керек». 

Ойды анық әрі қысқа жеткізудің практикалық жолдары: 

• Тізімдер мен тақырыптарды қолданыңыз: негізгі ойлар бірден көрінуі үшін хабарламаны көрнекі түрде құрылымдаңыз. 

• Алдымен түйінін айтыңыз, содан кейін тарқатыңыз: негізгі ойдан бастап, қажет болса мән-жайды қосыңыз. 

• Өзіңізден сұраңыз: «Мұны дәл әрі барынша қарапайым қалай айтуға болады?» 

Айқындық кездесулерде, хаттарда, презентацияларда және командалық талқылауларда, яғни барлық қарым-қатынас тәсілдерінде әдетке айналғанда, ұйым мәдениеті жақсарып, орындау жеңілдейді, сенім тереңдейді. Анық коммуникация айтқан сөзіңізбен шектелмейді: ойыңыздың түсінілгеніне көз жеткізу де маңызды. 

 

2. Алдын ала дайындалыңыз 

Дайындық — ойлау тәсілі. Оған уақыт бөлетін көшбасшылар саналы ниет қарым-қатынасты жеңілдететінін түсінеді. Олар бір-бірінің уақыты мен назарын құрметтейді және өзара әрекеттесуді жақсарту үшін әңгіме мақсатын алдын ала айқындау арқылы осы құрметін көрсетеді.  

Тиімді дайындық әңгіме басталмай тұрып ең маңызды мақсаттарды алға қойып, коммуникацияны шын мәнінде маңызды нәрсемен үйлестіреді. Проактивті дайындық айқындық, сенімділік және ықпал өркендейтін жағдай жасап, табысты қарым-қатынасқа негіз қалайды. 

Алдын ала болжаудың құндылығы 
Ықтимал нәтижелерді ойластырып, соған сай дайындалуға уақыт бөлсеңіз, артықшылыққа ие боласыз. 2-дағды: түпкі мақсатты елестетіп бастаңыз^® — Жоғары тиімді адамдардың 7 дағдысының^® екіншісі — осы қағиданы нығайтады: қалаған нәтижелеріңізді нақты анықтасаңыз, адамдарды сол нәтижелерге жетелейтін хабарламаны стратегиялық әрі мақсатты құра аласыз. Бұл мынаны білдіреді: 

• Күрделі сұрақтар мен эмоциялық реакцияларға дайынсыз. 

• Жаңылыстыруы не ренжітуі мүмкін ойланбай айтылған сөздерден аулақ боласыз. 

• Әңгіме күтпеген бағытқа бұрылса, сенімді түрде бейімделе аласыз. 

Дайындық тиісті жұмысты алдын ала атқарғаныңызды көрсетеді, адамдар мұны байқайды. Ол біліктілігіңізге сенімді арттырады, түсінбеушілікті азайтады және пікір алмасуды жеңіл әрі нәтижелі етеді. 

Дайындықты жағдайға бейімдеңіз 
Қарым-қатынастың әртүрлі жағдайлары дайындықтың әртүрлі тәсілдерін қажет етеді: 

Жиналыстар: 

• Нәтижеге бағытталған, түсінікті күн тәртібін жасаңыз. 

• Қабылдануы тиіс негізгі шешімдерді анықтаңыз. 

• Кездесу соңында топ үшін табысты нәтиже қандай болатынын анықтаңыз. 

1-ге-1 талқылаулар: 

• Ниетіңізді айқындаңыз: коучинг пе, кері байланыс па, әлде мәселені шешу ме? 

• Әңгімелесушінің эмоциялық күйін және оны не алаңдатуы мүмкін екенін ескеріңіз. 

• Диалогқа және тереңірек түсінуге шақыратын ашық сұрақтар дайындаңыз. 

Презентациялар: 

• Сенімді баяндау желісін құрыңыз: қажеттілік, ықпал және мүмкіндік қандай? 

• Қарсылықтарды алдын ала ойластырып, деректер не мысалдар дайындаңыз. 

• Мазмұнды ғана емес, үнді, уақытты бөлуді және ойлар арасындағы ауысуларды да жаттықтырыңыз. 

Дайындыққа арналған тексеру тізіміңіз 

1. Өзіңіз ықпал ете алатын нәрсеге назар аударыңыз. Аудиторияның көңіл күйі немесе компания ішіндегі саяси қатынастар сияқты бақылауыңыздан тыс нәрселерге байланып қалмай, ойыңызды нақтылауға, материалды білуге және жеткізу тәсілін саналы жоспарлауға күш салыңыз. 

2. Табысты нақты анықтаңыз. Осы қарым-қатынас нәтижесінде аудитория не ойлағанын, сезінгенін немесе істегенін қалайсыз? Мақсатыңыз үйлесім, қолдау, әрекет немесе өзгеріс болса да, оны өлшенетін әрі қолжетімді етіңіз. 

3. Аса маңыздысына басымдық беріңіз. Барлық нәрсеге бірдей назар аудару қажет емес. Дайындық уақытын нәтижеге ең көп ықпал ететін нәрселерге бөлу үшін аса маңызды мақсаттарға^® сүйеніңіз.

4. Кедергілерді болжап, әрекетті жоспарлаңыз. Ықтимал қарсылықтарды, түсінбеушіліктерді және эмоциялық реакцияларды ойластырыңыз. Фактілерге, құндылықтарға немесе ортақ мақсаттарға сүйенген жауаптар дайындаңыз. Бұл шиеленіс күшейсе де, әңгіменің бағыты мен нәтижелілігін сақтауға көмектеседі. 

5. Әңгімені ойша елестетіңіз. Өзара әрекеттесуді ойша жаттықтырыңыз: негізгі сәттерді және қалай жауап беретініңізді елестетіңіз. Мұндай елестету сенімділікті арттырып, әрекет сапасын жақсартады. 

Тиімді көшбасшылардың айқындық пен жоспарлау арқылы нәтижеге қалай жететінін білу үшін тегін нұсқаулығымызды жүктеп алыңыз: «Проактивті болудың 7 жолы». 

 

3. Вербалды емес белгілерге назар аударыңыз 

Вербалды емес коммуникация неге маңызды 
Сөздер мазмұнды жеткізсе, вербалды емес белгілер оның қалай қабылданатынына ықпал етеді. Жиі келтірілетін кейбір зерттеулер негізінен теріске шығарылғанымен, деректер тұрақты түрде көрсеткендей, әңгімедегі мағынаның елеулі бөлігі сөзсіз — бет әлпеті, дене қалпы, ым-ишара және үн арқылы беріледі.  

Саналы көшбасшылар сөздер мен вербалды емес белгілердің сәйкес келмеуі, сөзбен айтылған ой дұрыс болса да, түсінбеушілік, сенімсіздік не қарсылық тудыруы мүмкін екенін түсінеді. Дауыс үні бет әлпетіне қайшы келсе немесе ашықтық танытқыңыз келгенде дене қалпыңыз қорғануды білдірсе, адамдар алдымен сөзсіз берілген хабарға сенеді. Тиімді вербалды емес коммуникация жақсы жұмыс істейтін кез келген командаға қажет сенімді нығайтады.  

Жағдайды сезіп, бірден бейімделіңіз 
Көшбасшылар өзгенің вербалды емес белгілерін түсіндіруді де үйренуі керек. Бұл жұмысқа берілудің төмендеуін, жайсыздықты немесе түсінбеушілікті ерте байқау үшін маңызды. Мысалы: 

• Артқа шалқайып, қолын айқастырған команда мүшесі қорғануды немесе қызығушылығының төмендегенін білдіруі мүмкін. 

• Көзге қарамау немесе тынымсыз қимылдау сенімсіздікті не алаңдаушылықты көрсетуі мүмкін. 

• Үннің немесе белсенділіктің кенет өзгеруі айтылмаған алаңдаушылықты білдіруі мүмкін. 

Сонымен бірге адамдар үйреншікті дене тілін және вербалды емес белгілерін әрдайым сезіне бермейді не толық бақылай алмайды. Осы белгілерді байқап, кідіріс жасау, ойды нақтылау немесе ойластырылған сұрақтар қою арқылы көшбасшылар сезімталдық, білуге құштарлық және қамқорлық таныта алады. Бұл сенімді тереңдетіп, жағдайды тезірек шешуге көмектеседі. 

Вербалды емес белгілеріңізді сөзіңізбен үйлестіріңіз 

1. Ашық дене қалпын және көзбен байланысты сақтаңыз. Еркін, бірақ тік тұрыңыз не отырыңыз. Қолды айқастыру сияқты тұйық қалыптардан аулақ болыңыз. Көзбен байланыс тұрақты, бірақ қысымсыз болсын.  

2. Негізгі ойларды ым-ишарамен айқындаңыз. Мақсатты қол қимылдары басты ойларды бөліп көрсетіп, екпін беруге көмектеседі. Олардың табиғи әрі назарды бөлмейтініне көз жеткізіңіз. 

3. Бет әлпетіңіз хабарламаңызға сай болсын. Ол сөзіңіздегі қолдауды, алаңдауды, келісімді немесе табандылықты білдіруі керек.  

4. Қарқынды, дауыс қаттылығын және арақашықтықты қадағалаңыз. Хабарламаңыздың шұғылдығы мен үніне сай бірқалыпты қарқынмен сөйлеңіз. Дауыс қаттылығын жағдайға бейімдеп, әртүрлі ортада физикалық жақындық адамдардың жайлылығына қалай әсер ететінін ескеріңіз. 

5. Әңгімеге толық қатысуды жаттықтырыңыз. Сөйлесу кезінде бірнеше істі қатар атқармаңыз. Құрылғылардың дыбысын өшіріп, денеңізді сөйлеушіге бұрыңыз және бар назарыңызды беріңіз. Толық қатысу дене қимылымен де, эмоциямен де көрінеді. 

Вербалды емес коммуникация көшбасшының саналы ниетін көрсетеді. Ол әңгімеге толық қатысып отырғаныңызды, айтқаныңызға сенетініңізді және әңгімелесушілерді бағалайтыныңызды аңғартады. Осы белгілерді сезіну және оларды тиімді басқаруды үйрену — сенімге негізделген көшбасшылықтың маңызды бөлігі. 

 

4. Тиісті үнді сақтаңыз 

Неліктен үн ойлағаныңыздан да маңызды 
Үн көбіне хабарламаңыздың қабылданатынын не қарсылық туғызатынын анықтайтын көзге көрінбейтін күш болады. Эмоциялық салмақ пен нәтижеге ықпал не айтқаныңызға ғана емес, оны қалай айтқаныңызға да байланысты. Көшбасшының үні, әсіресе маңызды әңгімелерде, қарым-қатынасты нығайтуы да, әлсіретуі де мүмкін. 

Үн коммуникацияны сәтті етуі де, бұзуы да мүмкін, әсіресе эмоцияға толы жағдайларда. 

• Шиеленіскен сәттерде сабырлы, байсалды үн жағдайды бәсеңдетуге көмектеседі. 

• Белгісіздік кезінде тұрақты әрі сенімді үн тыныштандырады. 

• Еңбекті мойындағанда жылы әрі қолдаушы үн әсерді күшейтеді. 

• Кері байланыс бергенде бейтарап, бірақ сындарлы үн өсуге жағдай жасайды. 

Керісінше, кекесінді, қорғанған немесе тым өктем болып қабылданған үн диалогты тоқтатып, қарсылық туғызуы немесе сенімге нұқсан келтіруі мүмкін. 

Тиімділікті арттыру үшін үнді қалай басқаруға болады 

• Эмоциялық жағдайды ескеріңіз. 
  Сөйлемес бұрын аудиторияның көңіл күйі мен ортаны ойластырыңыз. Қиын жаңалық жеткізесіз бе, түзету енгізесіз бе, әлде қолдау жинайсыз ба? Адамдардың қазіргі күйін ескеріп, сонымен бірге қажетті бағытқа жетелейтін үнді таңдаңыз. 

• Сөздер мен вербалды емес белгілердің үйлесуін қамтамасыз етіңіз. 
  Адамдар сәйкессіздікті түйсікпен байқайды. «Пікіріңізді бағалаймын» деп алаңдап тұрып немесе тұйық дене қалпымен айту қарама-қайшы хабар береді.  

• Маңызды әңгімелерде сөйлемес бұрын ойлануға кідіріңіз. 
  Саналы қарым-қатынас жасайтын көшбасшылар жауап берер алдында дем алып, ойын жинақтап, ішкі тепе-теңдігін табуға аз уақыт бөледі. Бұл үннің байқамай реніш, қорқыныш немесе ашуды білдіруіне жол бермеуге көмектеседі. 

• Жазбаша қарым-қатынаста жібермес бұрын үнді мұқият тексеріңіз. 
  Бет әлпеті мен дауыс ырғағы болмағандықтан, хаттар мен хабарламаларды қате түсіну оңай. Сіз «қысқа» болсын деген ой оқырманға «салқын» көрінуі мүмкін. Мәтінді қайта оқып, оның қалай қабылданатынын ойластырыңыз. Күмәндансаңыз, сенімді әріптестен пікір сұраңыз. 

• Үнді саналы қадағалауды күнделікті әдетке айналдырыңыз. 
  Күні бойы өзіңізден: «Қандай үн беріп отырмын?» және «Бұл хабарлама басқа адамға не сезіндіреді?» деп сұраңыз. Осындай сәт сайынғы өзіндік сана — саналы көшбасшылықтың белгісі. 

Үн — жай ғана икемді дағды емес, көшбасшылық тетігі. Оны меңгеру арқылы адамдар өздеріне назар аударылғанын сезініп, әрекет етуге ынталанатын жағдай жасайсыз. Айқындық пен байланыс жиі жетіспейтін ортада көшбасшының үні үйлесімге, жігерге және тұрақты нәтижеге жетелейтін байыпты күш бола алады. 

Тұлғааралық қақтығыстарды тиімді шешіп, күрделі талқылауларды алдын ала жоспарлауды нұсқаулығымыздан үйреніңіз: «Қиын әңгімелер: шиеленісті сенімді еңсерудің 4 стратегиясы». 

 

5. Белсенді тыңдаңыз 

Біз жауап беру үшін емес, өзгені түсіну ниетімен тыңдағанда, шынайы қарым-қатынас пен байланыс орнату басталады.

— Стивен Р. Кови

Неліктен тыңдау сөйлеуден маңызды 

Қарқыны жоғары және жиі байланысы әлсіз қазіргі жұмыс ортасында тиімді тыңдау — сирек әрі баға жетпес дағды. Көбімізге ойымызды жеткізуді үйретеді, бірақ шын тыңдауды аз адамға үйретеді. Белсенді тыңдау сөзді естумен шектелмейді: ол мазмұнға да, хабарламаның астарындағы эмоцияларға да терең назар аударуды қамтиды.  

Көшбасшы үшін белсенді тыңдау — мәнді диалогтың негізі. 5-дағдыны: алдымен түсінуге, содан кейін түсінікті болуға ұмтылыңыз^® меңгерген көшбасшылар команданың ұзақ мерзімді табысына қажет сенім ортасын қалыптастырады.  

Белсенді тыңдау түсіністік пен қарым-қатынасты қалай жақсартады 
Белсенді тыңдау өзгелердің ойлары мен сезімдері маңызды екенін білдіріп, тіл табысуға және байланысты тереңдетуге көмектеседі. Ол сөйлеу кезегіңізді жай күтіп отырмай, олардың көзқарасына шын қызығатыныңызды көрсетеді. Осылайша адамдар идеяларын еркін бөлісетін, алаңдаушылығын айтатын және сындарлы кері байланыс ұсынатын өзара құрмет мәдениеті қалыптасады. 

Тыңдауға кедергілер және оларды еңсеру жолдары: 
 
Белсенді тыңдау маңызды болғанымен, оған бірнеше кең таралған кедергі жиі бөгет жасайды. 

• Назарды бөлетін факторлар: сыртқы кедергілер, мысалы шу не технология, немесе ішкі алаңдаушылықтар, мысалы ойдың алға озып кетуі, терең тыңдау қабілетін әлсіретуі мүмкін. 

• Алдын ала қалыптасқан түсініктер: жауапты білеміз деп ойласақ немесе басқа адамның не айтатынын алдын ала болжасақ, шын тыңдауды тоқтатамыз. 

• Эмоциялық реакциялар: реніш, қорғану немесе қатты толқу сияқты күшті эмоциялар объективті тыңдау қабілетімізді көмескі етуі мүмкін. 

Белсенді тыңдауды жаттықтыру тәсілдері: 

1. Бар назарыңызды аударыңыз. Алаңдататын нәрселерді жойып, көзбен байланыс орнатыңыз және дене қалпыңызбен, мысалы сәл алға еңкейіп, әрі бет қимылдарымен, мысалы бас изеп, мұқият тыңдағаныңызды көрсетіңіз.  

2. Жауап бермес бұрын айтылғанды ой елегінен өткізіңіз. Өз ойыңызды ұсынбас бұрын хабарламаны қабылдап, түсінуге уақыт беріңіз. Ойлану ортақ түсінікке келуге және түсінбеушілікті ерте анықтауға көмектеседі. 

3. Тақырыпты тереңірек зерттеп, түсіну үшін қосымша сұрақтар қойыңыз. Ашық сұрақтар әңгімені тереңдетеді. Олар басқа адамның көзқарасына мән беретініңізді көрсетіп, ойын толығырақ бөлісуге шақырады.  

4. Сезімдер мен көзқарастарды мойындаңыз. Сөйлеушінің эмоциялары мен тәжірибесін мойындап, жанашырлық танытыңыз. Бұл шиеленісті азайтып, нәтижелі диалогқа орын ашады. 

5. Сөзін бөлмеңіз және шешім ұсынуға асықпаңыз. Белсенді тыңдау өз ойыңызбен не шешіміңізбен араласуға деген ниетті тежеуді білдіреді. Адамға ойын толық аяқтауға мүмкіндік беріп, содан кейін ойланып жауап беріңіз. 

Тыңдау — енжар әрекет емес, белсенді қатысуды қажет ететін үдеріс. Терең тыңдайтын көшбасшылар командасының көзқарасы маңызды екенін айқын білдіреді. Бұл инновацияға, жұмысқа берілгендікке және ұйымның тұрақты өсуіне негіз қалайды. 

Тегін нұсқаулығымызды жүктеп алыңыз: «Көшбасшыдай тыңдаңыз: ықпалды әңгімелерге арналған 9 кеңес». 

Көшбасшылықты дамыту саласындағы ең сенімді компания

Сарапшыларымыз, контентіміз және технологияларымыз ұйымыңызға күш-жігерді біріктіріп, маңызды өзгерістерге жетуге қалай көмектесетінін біліңіз.

Көрсетілім сұрау

 

6. Тұлғааралық қарым-қатынас дағдыларын дамытыңыз 

Тиімді коммуникациядағы тұлғааралық дағдылардың маңызды рөлі 

Тұлғааралық қарым-қатынас дағдылары — ықпалды көшбасшылық пен коммуникацияның іргетасы. Олар көшбасшыларға өзгелермен адами деңгейде байланыс орнатып, өзара құрметке, сенімге және түсіністікке негізделген қатынастарды дамытуға мүмкіндік береді.  

Тұлғааралық дағдылар адамдармен тіл табысумен ғана шектелмейді. Олар әсіресе қысым жоғары не салдары маңызды жағдайларда өзін басқаруға және өзгені түсінуге қажетті саналы түсінікті дамытуды білдіреді. 

Тұлғааралық дағдылардың негізгі құрамдастары: 

• Өзіндік сана: өз эмоциялық күйін тану қабілеті. Өзін сезінетін көшбасшылар реакцияларын жақсырақ басқарып, құндылықтарына сай қарым-қатынас жасай алады.  

• Өзін-өзі реттеу: кедергі келтіретін импульстер мен эмоцияларды бақылай немесе басқа арнаға бұра алатын көшбасшылар қысым кезінде сабыр сақтап, қиын жағдайда да сындарлы әрекет етеді. Олар түрткі мен реакция арасындағы кеңістікті пайдаланып, реакцияларына бағынбай, оларды өздері таңдайды. 

• Жанашырлық пен құрмет: жанашырлық өзгенің қиындықтарын не эмоцияларын түсінуді, ал құрмет әр адамның туа біткен құндылығы мен қадір-қасиетін мойындауды білдіреді. Жанашыр көшбасшылар команда мүшелерін белсенді тыңдап, алаңдаушылықтарын мойындайды және қамқорлықпен жауап береді. 

• Әлеуметтік саналы түсінік: адамдар мен әлеуметтік жағдайларды жақсы түсіну көшбасшыларға қарым-қатынас орнатуға, өзгелерді ынталандыруға және командада оң нәтижелерге ықпал етуге көмектеседі. Әлеуметтік дағдылары дамыған көшбасшылар байланыс құрып, командалық жұмысты жеңілдетеді және қақтығыстарды шешуге көмектеседі. Мұның бәрі коммуникацияны жақсартады. 

Тұлғааралық дағдыларға күш салу көшбасшыларға қақтығыстарды мәмілегерлікпен шешіп, командаларын ортақ келешек көрінісіне бағыттауға көмектеседі. Осы дағдыларды дамытатын көшбасшылар сенім ахуалын қалыптастырады. Ортақ сенім өнімділікті арттырып, инновацияны қолдайды және нәтижелерді жақсартады. Сенім іргетас болған ұйымдарда қызметкерлер жұмысқа көбірек беріліп, ынталанады. Олар тапсырмаларды орындап қана қоймай, ұйымның ауқымды мақсаттарына бейілді болады.  

Жеке жетістіктерді өзгелермен бірлескен мәнді жұмысқа қалай айналдыруға болатынын білу үшін нұсқаулықты жүктеп алыңыз: «Ортақ жеңістер: 7 дағдының әсерімен жеңімпаз командалар құрыңыз». 

 

7. Аудиторияңызды анықтаңыз 

Неліктен аудиторияны түсіну маңызды 

Тиімді коммуникация сіз сөйлейтін аудиторияны терең түсінуден басталады. Командаға, мүдделі тараптарға, клиенттерге немесе әріптестерге сөйлесеңіз де, әсерлі жеткізудің кілті — хабарламаны олардың қажеттіліктеріне бейімдеу. Коммуникациясы мықты көшбасшылар бір ғана тәсіл бәріне бірдей жарамайтынын біледі. Аудиторияны анықтап, ойыңызды соған сай жеткізсеңіз, айтушы да, қабылдаушы да пайда көретін «ұттым/ұттың» жағдайын жасайсыз. Бұл сенімді нығайтып, бәрін ортақ мақсаттарға бағыттай отырып, ойдың тиімді жетуін қамтамасыз етеді. 

Аудиторияны анықтау қадамдары: 

1-қадам — топты анықтаңыз: алдымен кімге сөйлейтініңізді нақты түсініңіз. Бұл белгілі бір команда ма, мүдделі тараптар тобы ма, әлде сыртқы клиент пе? Аудиторияның рөлі мен жағдайы хабарламаның тереңдігі мен бағытын айқындайды. 

2-қадам — қажеттіліктерін түсініңіз: әр аудиторияның қажеттілігі әртүрлі. Оларды түсіну күтілімдерге сай сөйлеп, алаңдататын мәселелерге тікелей жауап беруге мүмкіндік береді. Ішкі командаларға түсінікті нұсқау мен әрекетке ынталандыру қажет болуы мүмкін. Клиенттер мен тапсырыс берушілердің қиындықтары мен шешімдеріне назар аударыңыз. Әріптестермен әңгімені ынтымақтастық пен ортақ мақсаттар аясында құрыңыз. 

3-қадам — білім деңгейін бағалаңыз: хабарлама аудиторияға түсінуге тым күрделі немесе қызықтыруға тым қарапайым болса, коммуникация тиімсіз болады. Мазмұнды аудиторияның білімі мен тәжірибесіне бейімдеңіз. 

4-қадам — мазмұнды даралаңыз: жалпылама хабарлама аудиторияның нақты жағдайына қатысты хабарламадан жиі әлсіз болады. Тыңдаушылар тәжірибесіне жақын мысалдарды, оқиғаларды немесе метафораларды қолданыңыз. Даралау коммуникацияны тартымды етіп, ойдың өзекті сезілуіне көмектеседі. 

Коммуникацияның тиімділігі аудиторияны түсінуге және тәсілді оның қажеттіліктеріне бейімдеуге байланысты. Осы тұрғыдан көшбасшылық коммуникация ақпарат берумен ғана шектелмейді: ол барлық тарап табысқа жетуге дайын болатын орта құруды білдіреді. 

 

8. Коммуникация кедергілерін алдын ала ескеріңіз 

Тиімді коммуникацияға кедергілерді анықтап, шешіңіз 

Коммуникация — табиғатынан күрделі үдеріс. Ең жақсы дайындалған хабарламаның өзі түсінуге не қатысуға кедергі келтіретін тосқауылдарға тап болуы мүмкін. Эмоциялық, тілдік немесе қабылдауға байланысты кедергілер мағынаны бұрмалап, түсінбеушілікке, қызығушылықтың төмендеуіне, тіпті қақтығысқа әкелуі ықтимал. Осы кедергілерді алдын ала байқап, шешетін көшбасшылар ойының көздегендей қабылдануын жақсырақ қамтамасыз етеді. 

Кең таралған коммуникация кедергілері және оларды еңсеру жолдары 

Эмоциялық кедергілер 
Жағымды да, жағымсыз да эмоциялар коммуникацияда маңызды рөл атқарады. Эмоциялар күшейгенде команда мүшесі хабарламаны қате түсінуі немесе қорғанып жауап беруі мүмкін. Эмоциялық кедергілер көбіне қысым жоғары болғанда, адамға жүк тым ауыр түскенде немесе өзін елеусіз сезінгенде туындайды. 
 
Эмоциялық кедергілерді еңсеру жолдары: 

• Өзіңізді реттеңіз: байсалдылықты сақтау үшін күрделі әңгімеге кіріспес бұрын эмоцияларыңызды басқарыңыз. 

• Эмоцияларды мойындаңыз: сенім мен ашықтықты нығайту үшін өзгелердің сезімдерін байқап, олардың орынды екенін мойындаңыз. 

• Ашық орта құрыңыз: айыптаусыз кеңістік қалыптастырып, ойын ашық айтуға ынталандырыңыз. 
   

Тілдік кедергілер 
Тілдік кедергілер көбіне жаргоннан, техникалық тілден немесе хабарламаны түсініксіз не қолжетімсіз ететін басқа айырмашылықтардан туындайды. Аудитория белгілі бір терминдермен немесе арнайы тілмен таныс болмаса, хабарлама айқындығы мен ықпалын жоғалтады. 
 
Тілдік кедергілерді еңсеру жолдары: 

• Тілді жеңілдетіңіз: жаргоннан аулақ болып, түсінікті әрі қолжетімді сөздерді қолданыңыз. 

• Мән-жайды түсіндіріңіз: техникалық терминдерді қолданғанда олардың қатысын мысалдармен түсіндіріңіз. 

• Назарлы болыңыз: тәжірибе мен өскен ортаның айырмашылықтары қарым-қатынас стиліне қалай ықпал ететінін түсініп, соған бейімделіңіз. 
   

Қабылдау кедергілері 
Бұл кедергілер адамдар бір хабарламаны өз тәжірибесі не болжамдарына сүйеніп әртүрлі түсінгенде туындайды. Олар көбіне сенім жетіспейтін жағдайларда кездеседі. 
 
Қабылдау кедергілерін еңсеру жолдары: 
 

• Болжамдарды тексеріңіз: ортақ түсінік бар екеніне көз жеткізу үшін нақтылаушы сұрақтар қойыңыз. 

• Кері байланысқа шақырыңыз: адамдарды хабарламаңызды қалай түсінгенін бөлісуге ынталандырыңыз. 

• Ойыңызды басқаша тұжырымдаңыз: қабылдауда сәйкессіздік болса, тәсіліңізді өзгертіңіз. 
   

Физикалық кедергілер 
Қашықтық, нашар акустика немесе техникалық ақаулар коммуникацияны едәуір бұзуы мүмкін. Қашықтан жұмыс істегенде бұл әсіресе өзекті: нашар интернет не бейнеплатформа ақаулары сияқты техникалық қиындықтар байланысты кешіктіріп, реніш туғызады. 

Физикалық кедергілерді еңсеру жолдары: 

• Сапалы технологияға инвестиция салыңыз. Байланыс құралдарының сенімді әрі дұрыс жұмыс істейтініне көз жеткізіңіз. 

• Қолайлы орта жасаңыз. Маңызды талқылаулар үшін тыныш, назарды бөлмейтін орынды таңдаңыз. 

• Алдын ала тексеріңіз: мәселелердің алдын алу үшін кездесуге дейін жабдықты тексеріңіз. 

• Қосалқы жоспарыңыз болсын: техника істемей қалса, балама байланыс тәсілдері дайын болсын. 

Қарым-қатынасқа қолайлы орта қалыптастырыңыз 
Көшбасшылар коммуникация кедергілерін белсенді түрде алдын ала ескеріп, шешкенде, синергия жасайды: байланысты нығайтады, жаңа идеялар туғызады және командаларын ортақ мақсаттарға бағыттайды. Кедергілерді жою сенім, айқындық және инновация мәдениетін қалыптастырып, ортақ табысқа жетуді жеделдетеді және ұзақ мерзімді өсуге ортақ бейілділікті күшейтеді. 

Бірлесе жұмыс істеудің тұлғааралық дағдысын меңгеру үшін тегін нұсқаулығымызды жүктеп алыңыз: «Синергияға қол жеткізіңіз^®: ұйымыңызда 1+1 қалай көбірек нәтиже бере алады». 

 

Көшбасшылығыңыз бен коммуникацияңызды жетілдіріңіз 

Бұл стратегияларды меңгеру сөйлеу тәсіліңізді ғана емес, көшбасшылық етуіңізді де өзгертеді. Коммуникацияның айқындығын дамыта отырып, ынтымақтастық, инновация және ортақ табыс ортасын қалыптастырып, өзіңізге де, командаңызға да ерекше нәтижелерге жетуге мүмкіндік бересіз. 

Әрекет ететін уақыт — қазір. Коммуникация кедергілерінің көшбасшылық әлеуетіңізді толық ашуға тосқауыл болуына жол бермеңіз. FranklinCovey компаниясының «Коммуникация және ынтымақтастық» шешімдер жиынтығы осы стратегияларды дамытуға және көшбасшы ретіндегі тиімділігіңізді арттыруға көмектесетін құралдар, үлгілер мен идеялар ұсынады.